面接を辞退したい、断り方など
面接の日程まで決まったのに、理由があって面接を辞退しなければならないこともあると思います。
他社から内定をいただいたからという理由もあると思いますし、面接を受ける自信がなくなったからという方もいます。
どんな理由があるにせよ、応募した企業もその担当者も時間を空けておいてくれているのですから、できれば早い段階で連絡したいものです。
当日のキャンセルなどはできるだけ避け、少なくとも1日前。できれば辞退を決めたらすぐに連絡をしたいところですね。
連絡は電話やメールということになりますが、行き違いをなくすためにできれば電話にした方がよいと思います。
ただ、相手の都合もあります。中には忙しいのでメールで連絡してもらったほうが嬉しいという採用担当者もいます。
その辺は相手のことを考えて判断するといいでしょう。
電話で辞退したいことを伝える
電話で辞退したいことを連絡する場合は：
「○月○日の○時から面接をお願いしておりました、田中太郎と申します。大変申し訳ございませんが、この度の面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。
誠に勝手を申し上げまして、すみません。」
という風に電話で伝えるとよいでしょう。
その際は、人事担当者の方がいらっしゃればその方にお伝えするといいですし、何かの理由で人事担当者としばらく連絡がとれないような場合は、伝言を伝えてもらうといいと思います。
その際は電話を受けた方のお名前をお聞きすることをお忘れなく。
その方が後日トラブルにならなくてすみます。
また、電話する時間帯にも注意するといいと思います。
始業直後や、昼休み前後、終業間際などは避けるようにするといいと思います。午前中はやはり忙しい時間帯ですから、避けた方が無難かも知れませんね。
さらに携帯電話などで電話する際は騒がしいところは避けるべきです。できれば固定電話がベストです。
メールで伝える
メールでは下記のような文面がよいと思います。
○○○株式会
人事部長 佐々木太郎様お世話になっております。私、○月○日の○時から面接をお願いしております、山口一郎と申します。
大変申し訳ございませんが、この度の面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、面接の時間等を設定していただいたにも関わらず、このような形で辞退させていただくことになってしまい申し訳ございません。どうかご了承くださいますようお願い申し上げます。
この度は大変申し訳ございませんでした。
山口一郎
〒999－0000
東京都○○区○○○○○3丁目3番1号
○○○アパート○○○号室
電話：03-xxxx-xxxx
携帯：090-xxxx-xxxx
新卒の場合は大学名と学部などを明記するといいでしょう。
辞退理由について
電話で断るにしてもメールで断るにしてもそうですが、一次面接などの場合は理由を聞かれることも少ないかも知れません。
ただ、最終面接前だったりすると辞退理由を聞かれることがあるかも知れません。
その際は「一身上の都合です。申し訳ございません。」と答えるのもいいですし、さらに聞かれた場合は、正直に「他社さんで内定をいただきました。深く考えた末に決断することに致しました。大変申し訳ございません。」という風に答えればいいと思います。
中には自信がない・・・という理由で辞退される方もいるかも知れません。その場合も深く聞かれたら正直に答えてもよいと思います。
また、面接を辞退する方の中には応募している企業について調べているうちに何だか自分には合わないと思ったから・・・と辞退する人もいます。
ただ、実際に担当者に会ってみたり、企業に出向いてみると、思っていた印象と違うことがあります。
ですから、できるだけ面接は辞退せず、受けるだけでも受けてみるのもよいと私は思っています。